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Autostore SAP Connect

Autostore for SAP – Einspeisen von Daten in das SAP-System –
so einfach wie noch nie!

 

 

 

Autostore for SAP Überblick

Optimieren Sie den kompletten Prozess der Erfassung, Archivierung und Verteilung von
Papier- und digitalen Dokumenten.

Nuance AutoStore®für SAP®vereinfacht die komplexen
manuellen Vorgänge rund um die Einbindung von Dokumenten in SAP-Prozesse. Ihr Unternehmen kann damit sogenannte Workflows einrichten, mit denen sich der gesamte Dokumentenprozess (Scannen, Erfassen, Ablegen und Weiterleiten von Papier- und digitalen Dokumenten) ungemein
vereinfachen lässt. Ein AutoStore-Workflow ähnelt einer App und kann von jedem bedient werden – unabhängig vom Eingabemedium:

Multifunktionsgeräte (MFPs),Scanner, Tablet-PCs, Smartphones,
PCs oder Webbrowser.
Stellen Sie sich vor, Ihre Außendienstmitarbeiter könnten die Ergebnisse einer Inspektion vor Ort direkt ins SAP-System eingeben, nur mithilfe ihres Smartphones.

Oder Ihre Buchhaltungsabteilung müsste nicht länger nach den unterschriebenen Vertragsdokumenten eines Kunden suchen, da diese vom Vertriebsmitarbeiter direkt am MFP dem entsprechenden SAP-Prozess zugewiesen wurden.

Alle Abteilungen profitieren - 3 Beispiele

Materialwirtschaft (MM)

Denken Sie an all die Daten und Dokumente, die Teil eines
Beschaffungsprozesses sind: BANF, Ausschreibungsunterlagen, Datenblätter, Angebote, Forderungen usw. Und an die verschiedenen Formate,in denen Sie die Inhalte erhalten:

E-Mail-Nachrichten, Datei-Anhänge, Papierdokumente … Für die Erfassung wird in der Regel ein MFP oder Client-PC benötigt.
Die Erfassung mit AutoStore basiert auf einem standardisierten Prozess und liefert gleichbleibende Qualität. Bei der späteren Überprüfung einer Auftragsvergabe kann so jederzeit die komplette Dokumentation wiederhergestellt und den strengen
Vergaberichtlinien in den USA und der EU entsprochen werden.

Instandhaltung (PM)

Eine ungeplante Reparaturanforderung für ein defektes Anlagenteil erfordert in der Regel zusätzliche
Informationen zum Gebrauch oder Einsatz des Teils. Dies geht meist weit über die übliche Instandhaltung hinaus. So erfordert eine Statusbe schreibung wie z. B. „Komponente ist undicht“ eine Vorortinspektion durch geschultes Personal. Schon
ein Foto des schadhaften Teils kann viele Fragen klären und eine effektive Reparaturplanung ermöglichen.Bei der Anlagenwartung werden technische Komponenten ausgetauscht, inspiziert oder angepasst. Nach jedem Vorgang müssen detaillierte Prüfberichte ausgefüllt werden. Da Wartungsmitarbeiter nur selten am PC arbeiten, verwendet man meistens noch immer Papier und Checklisten, um relevante Daten vor Ort zu erfassen. Mit Nuance NSi Mobile und Smarticket™ bietet Nuance praktische Tools zur Optimierung der Datenerfassung vor Ort.

Finanzwesen (Fl)

Heute werden zahlreiche Geschäftsprozesse an externe Dienstleister ausgelagert, z. B. Reinigungsarbeiten,technische Wartung oder Übersetzungsdienstleistungen. Jeder dieser Aufträge muss nach Fertigstellung durch einen zuständigen Mitarbeiter abgenommen werden. Das erfolgt meistens vor Ort in Form eines Leistungsprotokolls oder einer Inspektion der Lieferung. Die Erfassung der Leistungsprotokolle und ihre Zuordnung zu einer dazugehörigen Rechnung kann direkt am Gerätedisplay eines MFPs vorgenommen werden. In vielen Fällen wird der externe Dienstleister sogar aufgefordert, seine Leistungsprotokolle selbst hochzuladen. Mit AutoStore kann er damit gleichzeitig den folgenden SAP-Schritt anstoßen und zum Beispiel Abrechnung und Bezahlung einleiten. Das Ergebnis: Weniger Arbeit für alle Beteiligten und deutlich schnellere Abwicklung, da sehr viele manuelle Scanprozesse  und Genehmigungsprozesse entfallen. Mit Nuance AutoStore reduzieren Sie manuelle Arbeitsschritte,entlasten Ihre Mitarbeiter und beschleunigen Ihre SAP-Workflows.

Kunden Feedback

AutoStore erleichtert das tägliche Arbeitsleben
ungemein, da wir Dokumente schnell und
zuverlässig im System finden. Die Lösung ist
wirklich einfach zu bedienen und schafft mit der
digitalen Archivierung die technische Basis für ein
ganzes Maßnahmenpaket in der Beschaffung.

voestalpine Stahl Donawitz GmbH & Co. KG, Österreich

Die wichtigsten Vorteile für SAP-Anwender

Direkter Datenupload in SAP

Mit AutoStore können Sie digitale und papierbasierte Dokumente direkt indexieren und in die gewünschten SAP-Prozesse oder -Objekte einspeisen. Dank einer einheitlichen Schnittstelle und einer anpassbaren Oberfläche mit einfacher Benutzerführung kann AutoStore von jedem bedient werden.

  • Schnell: Daten sind im Handumdrehen einem SAP-Prozess oder-Objekt zugeordnet.
  • Benutzerfreundlich: Dokumente können von allen – und nicht nur von „teuren“ SAP-Experten –in SAP geladen werden.
  • Effizient: Upload-Prozesse sind sowohl für digitale als auch für
    Papierdokumente optimiert.

Echtzeit-Metadaten für SAP-Prozesse

Bei der Datenerfassung mit AutoStore können unterschied
liche Metadaten vom Anwender abgefragt werden. Damit werden dem betreffenden SAP-Prozess aktuelle Zusatzinformationen, z. B. zum Status eines Projekts,dem zuständigen Sachbearbeiter, Abhängigkeiten oder Fälligkeiten, hinzugefügt.


AutoStore:

  • ergänzt die einem SAP-Projekt oder -Objekt zugeordneten Daten, z. B. um Status, Sachbearbeiter oder Fälligkeit,
  • ermöglicht eine präzisere Informationssuche,
  • verbessert die Informationsbasis für künftige Audits

Datenvalidierung über bidirektionalen Datenbankabgleich

Datenbanken lassen sich zum Abrufen und Anzeigen von Metadaten direkt am MFP-Display durchsuchen. Mit dem Eintrag in ein Indexfeld startet die Datenbankabfrage, womit alle Felder automatisch gefüllt werden. Das beschleunigt die Indexierung und steigert gleichzeitig die Genauigkeit.

  • Zugriff auf Informationen anderer Abteilungen bei der Dateneingabe und -validierung,besonders hilfreich bei dezentralen Scanprozessen.
  • Deutlich schnellere und präzisere Indexierung von  Dokumenten.
  • Erhöhte Benutzerfreundlichkeit, gleichzeitig weniger Zeitaufwand am Erfassungsgerät

Bereiche per OCR auslesen

AutoStore extrahiert automatisch Indexinformationen aus bestimmten Feldern im Dokument. Anwender können AutoStore so konfigurieren, dass Schlüsselinformationen in einem Dokument gefunden, die betreffende Stelle automatisch gespeichert und die Daten ausgelesen werden. Besonders geeignet dafür sind Dokumente mit einheitlichen Strukturen, wie Formulare oder Rechnungen, die die gleiche Art von Daten, beispielsweise Datum oder Kundenname, enthalten.

  • Der Indexierungsprozess wird automatisiert und Ihr
    SAP-Repository mit konsistent indexierten Inhalten gespeist.
    Weniger Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Dokumenten, die Indexierung von Inhalten wird für die Anwender deutlich einfacher.
  • Reduzierter Kostenaufwand für die manuelle Dateneingabe und Kodierung.
  • Beschleunigte Datenverarbeitung,da nur wenige Bereiche im Dokument auf Inhalte überprüft werden müssen.

Personalisierte Scanmenüs

Nachdem der Benutzer authen tifiziert wurde, werden individuell angepasste Scanmenüs angezeigt, die speziell für einzelne Personen oder Abteilungen festgelegt werden können. Die Oberfläche des MFP-Displays kann mithilfe benutzerdefinierter Symbole und Bezeichnungen erweitert werden, um die Workflow-Vorgänge intuitiv darzustellen.

  • Besonders aufwändige, abteilungsspezifische Prozesse können mithilfe spezieller Workflows vereinfacht werden.
  • Die Anwendung von AutoStore ist intuitiv und erfordert keine bzw. nur minimale Einarbeitung.
  • Zuständige Mitarbeiter imUnternehmen haben die Möglichkeit, die eigenen Prozesse zu optimieren.

Patentierte, mehrfach ausgezeichnete Workflow-Software

Fast alle großen Gerätehersteller der Branche, Canon, Fujitsu, HP, Kodak, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Ricoh, Sharp, Xerox und weitere, vertrauen auf das AutoStore-Lösungsportfolio von Nuance für ihre MFPs und Scanner. Nuance-Software gilt als marktführend im Bereich der dezentralen Dokumentenerfassung.

  • Maximale Skalierbarkeit und Flexibilität: AutoStore wächst mit und passt sich Infrastruktur,Geräteanzahl, variierender Hardware und/oder dynamischen Prozessen an.
  • Gewährleistung langfristiger optimaler Funktionalität und Bereitstellung einer ausgereiften technologischen Infrastruktur für Ihre IT – jetzt und in der Zukunft

Intelligente Workflows – einfach zu konfigurieren und zu implementieren

Durch Nutzung vordefinierter AutoStore-Workflows für SAP-relevante Dokumentenprozesse können mit der Erfassung eines Dokuments automatisch weitere SAP-Verarbeitungs- und Übergabeprozesse angestoßen werden.

  • AutoStore-Workflows sind einfach zu bedienen und führen den Anwender durch die Dateneingabe.
  • Ein einzelner AutoStore-Workflow kann mehrere Verarbeitungs-und Datenübergabeprozesse beinhalten.
  • SAP-Prozessvorgaben können im ganzen Unternehmen, auch von Nicht-SAP-Nutzern, umgesetzt werden.
  • Administrative Tätigkeiten können sicher ausgelagert, das eigene Personal für unternehmenskritische Aufgaben eingesetzt werden

Erfassung heterogener Daten von unterschiedlichsten Eingabequellen

Um den heutigen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, muss die Dokumentation unternehmenskritischer Prozesse lückenlos sein, d. h. es müssen sowohl digitale als auch Papierdokumente erfasst werden. Mit AutoStore werden auch die Informationsverursacher und Knowhowträger in SAP-Prozesse einbezogen, unabhängig davon, ob sie SAP-Anwender sind.

  • Erfassung prozesskritischer Informationen auf MFPs, Scannern, Tablet-PCs, Smartphones (Android und iOS), am PC oder via Webbrowser.
  • Einfacher und schneller Prozess zur Einbindung von Daten in SAP-Prozesse, der für eine erhöhte Akzeptanz bei Benutzern und eine verbesserte Dokumentenqualität sorgt.
  • Da mehr Geräte auf SAP-Prozesse zugreifen oder diese anstoßen können, verkürzen sich Prozesslaufzeiten – das spart Geld.
  • Künftig können auch Nicht-SAP-Nutzer Dokumente erfassen und einem SAP-Prozess zuordnen. Alles, was sie dazu brauchen, ist ein MFP-Gerät, ein Smartphone oder ein Webbrowser.

Autostore for SAP Solutions - Datei zur Banf mit SAP DVS

Was ist Nuance Autostore

AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten auf Papier und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie ist ideal für Unternehmen jeder Größe, die die ehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten. Die erfassten Informationen werden anschließend anhand des zuvor festgelegten Workflows Ihres Unternehmens verarbeitet. Der Workflow wird unmittelbar gestartet. Sie haben die Gewissheit, dass die Informationen jedes Mal schnell und exakt dorthin gelangen, wo sie benötigt werden.

Datenerfassung durch den Nutzer

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